Когда надоедает, что все линии в офисе постоянно заняты, что приходится то и дело кричать в соседнюю комнату, чтобы сняли, наконец, трубку, что периодически приходят счета за несколько часов телефонных переговоров с Лондоном или Нью-Йорком, но совершенно непонятно, кто же из офисных сотрудников совершил подобную диверсию, - тогда и возникает у руководства настойчивое желание прекратить «телефонный бардак» в офисе. И тогда сразу всплывают такие слова, как мини-АТС.
Итак, офисная мини-АТС – это телекоммуникационное устройство, обеспечивающее связь между внутренними телефонными линиями и линиями общего пользования. Разберём преимущества этой системы наглядно, по пунктам:
1. Мини-АТС позволяет улучшить пропускную способность линий городского телефона за счёт улучшения организации доступа к ним с превосходящего количества внутренних телефонных аппаратов.
2. При этом телефонная станция позволяет создать систему удобной внутренней связи. Благодаря этому сотрудникам незачем будет бегать друг к другу через всё помещение.
3. Система позволяет распределять поступающие звонки по свободным внутренним телефонам. При этом распределение может происходить как в автоматическом режиме (АТС может переводить звонок на первый же свободный телефон, либо может быть особым образом запрограммирована выводить определённые звонки строго определённым сотрудникам), так и в произвольном, в последнем случае их распределяет, например, секретарь.
4. Мини-АТС может регулировать и контролировать доступ сотрудников к внешним телефонным линиям. Скажем, определённым группам сотрудников можно закрыть доступ к междугородным звонкам либо к городскому телефону вообще или разрешить звонить только на строго определённые номера.
5. Можно производить запись телефонных разговоров сотрудников, что благоприятно сказывается на вежливости последних в общении с клиентами. Также можно записать время звонка и продолжительность разговора.
6. Возможно организация так называемых конференций, когда в телефонном разговоре участвуют не двое, а трое, четверо или даже пятеро человек с одной или с каждой стороны.
И это – далеко не все функции, которые имеет офисная телефонная станция. Сложные цифровые АТС способны управляться с сотнями внутренних и внешних сетей, принимать факсы, перераспределяя телефонные звонки, направлять междугородние и международные звонки через интернет.
Тем не менее, прежде чем принять решение об установке мини-АТС, необходимо чётко представлять себе и те неудобства, с которыми будет связана её установка. Разумеется, они ни в коем случае не перевешивают выгод от приобретения АТС, однако готовым к ним быть надо.
1. Установка мини-АТС неминуемо привидёт к необходимости обучения сотрудников. Далеко не все из них сразу же поймут, как работает система.
2. Появление АТС вероятнее всего потребует изменения сложившихся внутриофисных отношений, появления новых должностных обязанностей у отдельных сотрудников, что может не у всех вызвать энтузиазм. Особенно подобные изменения могут оказаться болезненны для давно работающих, не слишком юных сотрудников, не всегда готовых к инновациям на своём рабочем месте.
3. Увы, но в ходе эксплуатации АТС наверняка потребуется её многократное перепрограммирование, также, возможно, потребуется установка дополнительных модулей для её расширения.
Тем не менее, очевидно, что практически все проблемы с мини-АТС носят чисто организационный характер и при должном подходе к делу (чётком инструктаже, своевременном обслуживании) либо не возникают вовсе, либо исчезают в кратчайшие сроки. К тому же установленная телефонная система от известной и хорошо зарекомендовавшей себя компании-производителя (например, мини-АТС Panasonic или цифровые АТС Samsung) будет работать многие десятилетия без единого сбоя!
